Gooi maar over de schutting

… en waarom een vormgever dan niet graag aan de andere kant staat.

Er was eens een opdrachtgever. In dit geval de super aardige mensen die de marketing voor hun rekening namen. Veel ideeën, plannen en heel creatief in het bedenken van campagnes. Ze zagen het helemaal voor zich. Plan opgesteld, planning, campagnemateriaal zoals banners voor social media, twee brochures, een flyer, een roll-up banner en een advertentie in de krant. Top! Afgetikt door chef Marketing. Duidelijk verwoord, mooi lijstje, kan iedereen begrijpen. Oh, ja! En eh… wie zou de vormgever inschakelen…? Het moet wel over twee weken klaar zijn. Maar ja, de briefing is duidelijk… Voor ons wel… Ja, toch? Is een inkoppertje. Ha, ha…!

De opdracht, De Schutting en De Vormgever

De praktijk: Nog twee weken te gaan tot de lancering van de campagne. Even met de vormgever contact opnemen.
Marketing mensen: “Hoi, we hebben dit en dat en zus en zo nodig. Dit is het marketingplan. Over twee weken gereed want dan start de campagne. Heb jij daar tijd voor? Ik stuur je een lijstje van het materiaal dat we nodig hebben”.
Vormgever: “Dat is wel érg krap. Maar stuur het door dan kijk ik of dat in mijn planning past”. Marketingafdeling: “OK thnx, komt eraan”.

Aan de andere kant van de schutting

Vormgever leest de ‘briefing’:

• de context is summier en eigenlijk erg vaag…
• de afmetingen ontbreken bij een aantal onderdelen: brochure A4 of A5 en hoeveel pagina’s?
• roll-up banner welke maat en materiaal?
• voor welke social mediakanalen zijn er banners nodig?
• is er beeldmateriaal, of moet ik dat er zelf bij zoeken?
• welke uitstraling moet het hebben?
• is er tijd voor een eerste voorstel voordat ik de rest van de materialen daar op aanpas?

Even bellen maar…

Enfin, reuring in de mierenhoop, want waarom komt die vormgever met die vragen? Alles was toch duidelijk? Enfin, navraag doen en de antwoorden doorgegeven. Weer een dag* voorbij zonder resultaat (*en dat is nog snel…)

Feedback en vertragende aanpassingen voor de vormgeving

Al een dag later komt de vormgever met het eerste voorstel voor de brochure.
Marketingafdeling:
“Mm… toch niet helemaal zoals we ‘gedacht’ hadden. Wij hebben de tekst liever volledig uitgevuld. En oh, ja er moeten toch nog twee teksten bij en die andere tekst moet niet over twee pagina’s verdeeld worden maar op een pagina passen. En de kleur die je hebt gebruikt willen we ook anders nl. deze. Dat staat beter vinden wij”.
Vormgever: ”Bij het uitlijnen van tekst moet je wel aan de leesbaarheid denken. En de uiteindelijke hoeveelheid tekst die jullie hebben aangeleverd past niet op een pagina. Die moet dan worden ingekort. Leveren jullie de ingekorte tekst aan? De kleur aanpassen lukt qua tijd nog, maar voor de tekstaanpassingen moet ik de lay-out opnieuw vormgeven.
Wat verder nog steeds ontbreekt zijn de maten van de roll-up banners en voor welke social media kanalen er banners nodig zijn + de tekst die daar op moet komen te staan ontbreekt ook. Verder heb ik nog steeds geen beeldmateriaal ontvangen. We hebben nog drie dagen te gaan…

Dit is dus de vormgevers hel van DE SCHUTTING …en waarom ik niet graag aan de andere kant ervan sta. Korte termijn besluiten waar een vormgever op het laatste moment als sluitstuk van een communicatietraject wordt ingeschakeld werken uiteindelijk niet in ieders voordeel: haast, haast en nog eens haast…

Een handreiking aan elke opdrachtgever.

Grafisch vormgevers zijn niet voor het ff (!) inkoppen van content en beeld. Het is geen kwestie van die onderdelen maar ergens op een vlak plaatsen, een vet kopje erboven, een plaatje ernaast, wat tekst onderop en naast elkaar… En klaar!

Grafische vormgeving is een communicatiemiddel
…en dient als zodanig te worden toegepast als onderdeel van de totale bedrijfscommunicatie.

Mensen lezen niet zomaar een tekstje dat is uitgetikt samen met een willekeurig geplaatste illustratie of foto.

• Teveel en te grote lappen tekst?
• Ongeordend door elkaar geplaatste koppen en bodytekst?
• Of een blok saaie tekst zonder verdeling in alinea’s?
• Geen duidelijke boodschap?
• Geen afwisseling met kleur of leidende koppen en typografie?
• Geen juiste accenten in de tekst?

Resultaat: leesbaarheid is ‘kruk’ lezers haken af.

Goede vormgeving leidt de lezer – als vanzelfsprekend – door de tekst, de lay-out, de opmaak. Er moet een duidelijke en eenduidige hiërarchie worden toegepast in de lay-out met evenredige plaats voor tekst en accenten. Een evenwichtige verhouding tussen de elementen tekst, beeld en witruimte. Dat geeft rust aan de ogen, bevordert de leesbaarheid én het begrijpen van wat men leest.
Wat is het doel van tekst? Juist: dat het gelezen wordt, dat de boodschap duidelijk overkomt en begrepen wordt.

Inhoud en vormgeving dienen elkaar te ondersteunen.

Dáárom is het nou juist zó belangrijk om de vormgever vanaf het begin te betrekken bij de voorbereidingen van een campagne, de ontwikkeling van promotiematerialen, een website, logo, huisstijl of welk communicatie medium dan ook. Opdrachtgever en vormgever hebben elkaar nodig en moeten daarom in het allervroegste stadium met elkaar optrekken. Dit geeft de vormgever inzicht in de bedoeling van de opdracht en de mogelijkheid meteen mee te denken met de visualisering, wat wel en niet kan en wat ervoor nodig is. De opdrachtgever kan dan meteen bepalen wat wel en niet haalbaar is en op welke wijze (marketing) ideeën in praktische zin, visueel gerealiseerd kunnen worden door de vormgever.

Conclusie en aanbeveling voor opdrachtgevers.

Schakel de vormgever in aan het begin van een campagne- of ontwikkeltraject en niet pas op het allerlaatste moment, kort voor een deadline. Het duidelijk maken van de briefing door de opdrachtgever aan de vormgever is in zo’n laat stadium vaak te kort door de bocht in de veronderstelling dat ‘het toch allemaal wel duidelijk is’ en vormgeving niet veel tijd kost. Vooral dat laatste is een misvatting. Vormgevers verstaan hun vak, maar het zijn geen tovenaars.

Negen van de tien keer blijkt de deadline te krap te zijn door slechte voorbereiding. Et voilà de gooi-maar-over-de-schutting-het-moet-gisteren-klaar-zijn-houding is meer dan eens praktijk.
Want wat s de praktijk dan? Onderdelen ontbreken: zoals huisstijlkleuren of fonts, welk campagnemateriaal en welke afmetingen. Op het laatste moment te veel, te weinig of toch andere content, ontbrekend of toch ander beeldmateriaal, wijziging op wijziging etc.
Kortom, wil je dit soort inefficiëntie en laatste moment gedoe voorkomen? Doe dan een poging je te verplaatsen in het uitvoerende werk door de vormgever. Besef dat vormgeving ook tijd en inspanning kost en dus niet op het allerlaatste moment als sluitstuk van een communicatiemiddel moet worden ingezet. Vanaf het moment dat het duidelijk is communicatiemiddelen in te zetten, moet de vormgever meegenomen worden in de ontwikkelfase.

Vormgevers zijn geen sluitstuk van communicatietrajecten, maar eerder een partner van marketing en opdrachtgever.

Betrek vormgevers daarom in een vroeg stadium bij de voorbereiding van een marketing campagne of het ontwikkelen van communicatiemiddelen, zoals een logo, huisstijl, promotie drukwerk, website of een marketingcampagne zodat die de mogelijkheden in de uitvoering van de vormgeving kunnen bijsturen. Daardoor is er ook meer ruimte om verschillende voorstellen te doen voordat het eindresultaat wordt bepaald doordat er marges qua tijd zijn ingebouwd. Met die aanpak ben je zonder stress op tijd klaar. Iedereen blij en die schutting kun je dan ook meteen afbreken.

Wil je meer weten over het samenwerken met grafische vormgevers voor de vormgeving van een marketingcampagne, een logo, huisstijl of website?
Boek een 30 minuten Sparren Sessie. Gratis! ‘No strings attached’

NB: bovenstaand artikel gaat over een fictief bedrijf waarbij het beschreven voorbeeld is samengesteld uit een combinatie van praktijkervaringen.